Pravidla použití Etické linky
- V souladu s přijatým Compliance programem ve vztahu k zákonu č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim v platném znění (ZTOPO) ve vybraných společnostech holdingu pod mateřskou společností TESSELA HOLDING SE má každý zaměstnanec nebo jiná osoba (obchodní či neobchodní partner) právo podat anonymní stížnost (dále jen Oznámení) na jakékoliv neetické nebo podvodné jednání, případně spáchání trestného činu, které by mohlo být vybranému členu holdingové společnosti nebo jejímu obchodnímu partnerovi přičteno podle uvedeného zákona.
- Aktivní využití Etické linky a podání anonymního Oznámení je zcela dobrovolné a bezplatné.
- Každé Oznámení je individuálně řešeno po jeho přijetí na základě jasně definovaných interních pravidel a postupů. Zpráva (notifikace) o zápisu Oznámení je zaslána pracovníkovi s rolí Compliance Manager (dále CM) a jeho zástupci.
- Oznámení je zpřístupněno a řešeno pouze osobami odpovědnými za Compliance program ve vybrané společnosti holdingu.
- Osoby odpovědné za příjem Oznámení a jeho následné řešení jsou vázáni povinností zachovávat po celou dobu mlčenlivost v souvislosti s tímto Oznámením, výjimku tvoří pouze event. spolupráce s orgány činnými v trestním řízení.
- Pro zachování úplné anonymity po celou dobu je nutné neuvádět ze strany oznamovatele žádné osobní informace, které by mohly prozradit jeho totožnost.
- Oznamovatel má právo přikládat dokumenty či jiné důkazy potvrzující relevantnost jeho Oznámení.
- V případě, že si oznamovatel přeje, aby byl kontaktován přímo osobou odpovědnou za vyřízení jeho Oznámení, může dobrovolně uvést své jméno a další kontaktní informace. Tyto údaje pak usnadní jeho lepší přístup k informacím a zároveň zrychlí řešení daného Oznámení (oblast nakládání s osobními údaji je uvedena níže).
- Je zcela v rozporu s přijatými pravidly etického chování ve vybrané společnosti holdingu postihovat jakýmkoliv způsobem osobu oznamovatele, která pomocí Etické linky poskytla úplné a pravdivé informace. V případě jakéhokoli učiněného nátlaku má tato osoba právo se obrátit přímo na pracovníka s rolí Compliance Manager nebo statutárního ředitele mateřské společnosti holdingu TESSELA HOLDING SE.
- Každá osoba, která je předmětem sdělení na Etické lince, bude vyrozuměna o poskytnutém sdělení bez identifikace zdroje v odpovídajícím časovém horizontu. Vyrozumění bude provedeno osobním jednáním za účasti CM, případně i jeho zástupce a vybraného řešitele (zástupce společnosti) a to v době před vypracováním konečného řešení Oznámení. Cílem je mimo jiné poskytnout takové osobě (která je předmětem Oznámení) právo vyjádřit své stanovisko k uvedeným skutečnostem, případně doložit důkazy k objasnění příčin a okolností takového jednání.
- Etická linka neslouží k hlášení mimořádných událostí (požár, nehoda, úraz) a reklamací výrobků a služeb.
- Je zakázáno využívat Etickou linku k vyřizování osobních účtů (nejen mezi zaměstnanci). Prokázání úmyslného poskytnutí nekorektní, zavádějící nebo dokonce nepravdivé informace může vést k sankcím nejrůznějšího typu proti osobě oznamovatele (bude-li znám).
- Všechna data sdělená prostřednictvím Etické linky jsou zabezpečena proti zneužití, uchovávána a archivována v souladu s legislativními požadavky na ochranu osobních údajů.
- Zajištění bezpečnosti dat je tvořeno souborem opatření v oblasti technické, administrativní a fyzické.
- Souhlas s výše uvedenými postupy a pravidly pro použití Etické linky vyjadřuje povinně každá osoba ve formuláři pro Oznámení (zaškrtávací pole). Bez souhlasu není možné Oznámení odeslat a následně také zpracovat.
- Eventuálně zadané osobní údaje oznamovatelem jsou shromažďovány, uchovávány a zpracovávány v souladu s Politikou ochrany osobních údajů TESSELA HOLDING SE (dostupná zde) v zájmu zjišťování možného porušení zásad přijatého Compliance programu vybrané společnosti nebo jiných právních předpisů a odpovídajícímu přijetí následných opatření. osobní údaje jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu správce či třetí strany, případně pro splnění právní povinnosti.
- Za osobní údaje se považují eventuálně zadané vybrané informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě v rozsahu: jménu, příjmení, kontaktní údaje. Vybrané osobní údaje jsou případně shromažďovány i u osob, na které Oznámení poukazuje.
